Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E. Każda część zawiera dokumenty z innego etapu zatrudnienia – od rekrutacji po ewentualną kontrolę trzeźwości. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej, a e-akta pracownicze wymagają podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej przy konwersji. Okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat dla osób zatrudnionych od 2019 roku, a w niektórych przypadkach nawet 50 lat. Prowadzenie tej dokumentacji warto powierzyć specjalistom, na przykład w ramach usługi kadry i płace Białystok.
Czym są akta osobowe pracownika?
Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia danej osoby w firmie. Pracodawca ma obowiązek prowadzić je dla każdego zatrudnionego, niezależnie od formy umowy.
Dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane z czasem pracy, urlopami czy wynagrodzeniem. Akta osobowe stanowią jednak ich najważniejszą część, ponieważ zawierają historię całej współpracy – od momentu rekrutacji aż po zakończenie zatrudnienia.
Struktura akt osobowych – części A, B, C, D i E
Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części oznaczonych literami A, B, C, D i E. Każda część odpowiada innemu etapowi zatrudnienia i zawiera inny rodzaj dokumentów.
Część A – dokumenty związane z rekrutacją
Część A zawiera dokumenty zebrane na etapie rekrutacji, zanim doszło do zatrudnienia. Znajdują się tu między innymi: CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy kandydata oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.
Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia
Część B obejmuje dokumenty powstałe od momentu nawiązania stosunku pracy do jego zakończenia. W tej części przechowuje się umowę o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP oraz dokumenty dotyczące badań lekarskich.
Część C – ustanie zatrudnienia
Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę. Znajdują się tu wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy oraz dokumenty dotyczące rozliczenia z pracownikiem.
Część D – odpowiedzialność porządkowa
Część D przechowuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Są to na przykład odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z zatarciem kary porządkowej.
Część E – kontrola trzeźwości
Część E jest najnowszym elementem struktury akt osobowych i dotyczy kontroli trzeźwości pracownika. Zawiera dokumenty potwierdzające przeprowadzenie takiej kontroli oraz jej wyniki, zgodnie z przepisami wprowadzonymi w 2023 roku.
Forma elektroniczna akt osobowych – e-akta pracownicze
Akta osobowe pracownika można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Pracodawca samodzielnie decyduje, którą formę wybiera, przy czym może zmienić formę w dowolnym momencie.
E-akta pracownicze to elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej, przechowywana w systemie informatycznym. Taka forma ułatwia zarządzanie dokumentami, zmniejsza ryzyko ich zniszczenia oraz pozwala na szybszy dostęp do potrzebnych informacji.
Jak przeprowadzić konwersję akt papierowych na elektroniczne?
Konwersja akt osobowych z formy papierowej na elektroniczną wymaga odwzorowania cyfrowego dokumentów oraz opatrzenia ich podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Dopiero taki podpis potwierdza zgodność kopii elektronicznej z oryginałem.
Po poprawnej konwersji pracodawca może zniszczyć papierową wersję dokumentów, zachowując jedynie wersję elektroniczną. Proces ten warto powierzyć osobom, które na co dzień zajmują się dokumentacją pracowniczą i znają wymogi formalne – pomocne może okazać się skorzystanie z usługi kadry i płace Białystok.
Okres przechowywania akt osobowych
Okres przechowywania akt osobowych zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. Przepisy przewidują trzy różne terminy w zależności od daty nawiązania stosunku pracy.
Zatrudnienie od 1 stycznia 2019 roku
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje 10-letni okres przechowywania akt osobowych. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Zatrudnienie w latach 1999–2018
Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 okres przechowywania wynosi również 10 lat, pod warunkiem, że pracodawca złożył za nich odpowiednie raporty do ZUS. Dotyczy to raportu informacyjnego ZUS RIA, który skraca standardowy okres przechowywania z 50 do 10 lat.
Zatrudnienie przed 1999 rokiem
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat. Taki długi termin wynika z konieczności zabezpieczenia dokumentów potrzebnych do ustalenia uprawnień emerytalnych i rentowych.
Prawa pracownika do kopii dokumentacji
Pracownik ma prawo żądać od pracodawcy kopii swojej dokumentacji pracowniczej w dowolnym momencie trwania zatrudnienia oraz po jego zakończeniu. Pracodawca musi udostępnić taką kopię w postaci papierowej lub elektronicznej, w zależności od formy, w jakiej prowadzi akta osobowe.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej i terminowe udostępnianie jej pracownikom wymaga znajomości aktualnych przepisów. Dlatego wiele firm decyduje się na outsourcing tego obszaru – więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule kadry i płace – dlaczego warto skorzystać z biura.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zaświadczenie lekarskie trafia do akt osobowych?
Tak, zaświadczenie lekarskie trafia do części B akt osobowych pracownika. Dotyczy to zarówno wstępnych, jak i okresowych badań lekarskich, które potwierdzają zdolność pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.
Czy pracownik może wglądać do swoich akt osobowych?
Tak, pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych w każdym momencie zatrudnienia. Pracodawca musi umożliwić mu dostęp do dokumentacji na jego wniosek, bez zbędnej zwłoki.
Co zrobić z aktami osobowymi przy likwidacji firmy?
Przy likwidacji firmy akta osobowe trzeba przekazać do przechowania podmiotowi uprawnionemu do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Może to być wyspecjalizowana firma archiwizacyjna, która zapewni zgodne z przepisami przechowywanie dokumentów do czasu upływu wymaganego okresu.
Czy biuro rachunkowe może przechowywać akta osobowe w imieniu pracodawcy?
Tak, biuro rachunkowe może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w imieniu pracodawcy, pod warunkiem zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych. Taka współpraca pozwala przedsiębiorcy odciążyć się od obowiązków kadrowych i skupić na prowadzeniu biznesu – warto w tym celu skorzystać z usług księgowych obejmujących również obsługę kadrowo-płacową.